Trend Studio Oy:n tietosuojaseloste

Johdanto
Trend Studio oy on Porvoon keskustassa sijaitseva kauneus- ja hoitolapalveluita tarjoava yritys. Tässä tietosuojaselosteessa määritellään tavat, joilla Trend Studio Oy kerää, käsittelee, käyttää, suojaa ja siirtää henkilötietojasi.

Yrityksen tietosuojavastaava on Christa Winqvist. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan lähettämällä viestin sähköpostitse osoitteeseen info@trendstudio.fi, tai kirjeitse osoitteeseen Lundinkatu 20, 06100 Porvoo

Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot
Keräämämme seuraavat henkilötiedot asiakkaistamme:
Nimi
Kotiosoite
Sähköpostiosoite
Syntymäaika
Puhelinnumero
Terveystiedot (hieronnan ja kasvohoitojen vasta-aiheet)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste
Trend Studio Oy suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti, emmekä koskaan myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi jaetaan ja suoramarkkinointia suoritetaan vain nimenomaisen suostumuksesi nojalla, jonka voit perua milloin tahansa.
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme tuotteitamme, palveluitamme ja hoitojamme sekä täyttääksemme kaupalliset ja oikeudelliset velvoitteemme. Emme koskaan kerää sinusta henkilötietoja, joita emme tarvitse, tai säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten johdosta.
Pyytäessämme sinulta arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveydentilaasi liittyviä tietoja), syy pyynnölle ilmoitetaan selkeästi yhdessä käsittelyn tarkoituksen kanssa. Nimenomainen suostumuksesi on aina edellytys suorittamallemme terveystietojesi keräämiselle ja käsittelemiselle.

Kuka käsittelee tietojani?
Trend Studio Oy, Lundinkatu 20 toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa asetetuissa tarkoituksissa. Phorest (Anglesea Mills, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin 7, D07 W5NE, Irlanti) käsittelee henkilötietojasi Trend Studio Oy:n puolesta sekä toimii henkilötietojen käsittelijänä. Phorestilla on pääsy henkilötietoihin ainoastaan, mikäli Trend Studio Oy tarvitsee tukea palveluun liittyen, tai pyytää vianetsintää. Myös Phorest käsittelee henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.

Henkilötietojasi käsitellään:

Niiden henkilötietojen keräämiseksi (nimi, osoite, sähköposti, yhteysnumero, syntymäaika), jotka vaaditaan sopimukseen sitoutumiseen ja palvelun, tai tuotteen myymiseksi.
Viestinnän välittämiseksi sinulle, sisältäen ajanvarausten vahvistukset ja niitä koskevat muistutukset sekä varauksesi muuttamista, tai peruuttamista koskevat pyynnöt.
Terveydellisten tietojen keräämiseksi, jotta palvelut voidaan suorittaa asianmukaisesti ja turvallisesti sekä niiden tuotteiden ja palveluiden tunnistamiseksi, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa terveydellisiä ongelmia (mm. allergiat).
Turvallisen palvelun takaamiseksi sekä alan standardien mukaisten neuvojen tarjoamiseksi.
Sinulle relevanttien tarjousten, mainosten ja tietojen valitsemiseksi.
Asiakasmäärämme arvioimiseksi.
Lain vaatimien, tai oikeudelliseen prosessiin reagoimiseen tarvittavien henkilötietojen säilyttämiseksi.
Vakuutustarkoituksissa säilyttämiseksi.
Asiakasrekisterien säilyttämiseksi.

Oikeutesi tietojen kohteena
Mikäli henkilötietojasi on Trend Studio Oy:n hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi, tai peruuttaa sen milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta, tai ilmoittamalla siitä Trend Studio Oy:lle sähköpostitse (info@trendstudio.fi), soittamalla +358505599123, tai käymällä liikkeessämme paikan päällä.

Sinulla on myös oikeus:

Ennen tietojen keräämistä saada tieto siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään
Saada pääsy henkilötietoihisi sekä tietojen keräämisen jälkeen tieto siitä, miten tietojasi käytetään.
Vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita.
Vaatia henkilötietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole pakottavaa syytä.
Vaatia käsittelyn rajoittamista, henkilötietojesi käsittelyn estämiseksi
Saada henkilötietosi siirrettyä, kopioitua tai siirrettyä Trend Studio Oy:ltä toiselle organisaatiolle helposti luettavassa muodossa.
Vastustaa suoramarkkinointia

Kerättyjen henkilötietojen erityiskategoriat
Monissa suostumuslomakkeissamme kysytään terveyskysymyksiä, jotta voimme tunnistaa hoidot, joilla voi mahdollisesti olla haitallisia vaikutuksia terveydellesi johtuen ottamastasi lääkityksestä, tai terveydentilastasi (mm. allergiat). Trend Studio Oy pyytää aina suostumustasi ennen tällaisten tietojen keräämistä ja käsittelemistä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ottaen kuitenkin huomioon oikeudelliset, vakuutusliitännäiset sekä sopimusvelvoitteista johtuvat rajoitukset (katso lisää kohdasta ”oikeutesi tietojen kohteena”). Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää ja käytämme tällaisia tietoja ainoastaan sen määrittämiseen, onko tietty hoito sinulle sopiva.

Keräämismenettely
Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Phorest -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Trend Studio –liikkeessä, tai millä tahansa muulla tavalla. Tiedot säilytetään käyttämällä Phorest -ohjelmistoalustaa. Osittain käytetään myös paperisia rekistereitä.

Trend Studio antaa sinulle pääsyn tiliäsi ja varauksiasi koskeviin tietoihin Phorest -ohjelman kautta sanottujen tietojen katselu- ja päivittämistarkoituksessa.

Lasten yksityisyys
Trend Studio ei kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja ilman vanhemman, tai huoltajan suostumusta. Mikäli uskot, että meillä on hallussamme alle 16-vuotiasta lasta koskevia tietoja ilman huoltajan suostumusta, olethan yhteydessä meihin. Mikäli emme kykene saamaan asianmukaista vanhemman tai huoltajan suostumusta välittömästi, poistamme tällaiset tiedot.

Tietojen jakaminen
Henkilötietojasi jaetaan ainoastaan Phorestin edustajien kanssa ja ainoastaan siinä tapauksessa, että Trend Studio Oy tarvitsee tukipalvelua, tai vianetsintää. Trend Studio ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.

Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen
Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille tiettyjä palvelumme osia. Kun käytämme kolmatta osapuolta, olemme sopimuksin asettaneet tiukat ehdot, jotka säätelevät henkilötietojesi käsittelyä eikä mitään toimia voida suorittaa ilman ohjeistusta meiltä. Kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, eivät koskaan jaa, tai julkista henkilötietojasi ja säilyttävät niitä aina turvallisesti ja ohjeittemme mukaisesti.

Tällaisia kolmansia osapuolia ovat:

tmi Sonja Pasanen, injektiohoidot
Tmi Jivita /Saara Paavola, hieronnat
Vill-Kes Oy/ Merili Villak-Keskimäki, kampaamopalvelut

Phorest
Trend Studio Oy käyttää Phorestin tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten hallintaan, asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin.

Phorestin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa: https://www.phorest.com/fi/data-protection-privacy/

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?
Trend Studio Oy säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan, kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Trend Studio Oy on verolakien mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietojasi vähintään 7 vuotta. Terveys- ja turvarekistereitä säilytetään 10 vuotta. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.

Edellytykset, joiden nojalla voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sisältävät:

Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli meillä on oikeudellinen peruste tai velvollisuus taikka se on oikeutetun etumme mukaista.

Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten todentamiseksi tai toteuttamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi.

Henkilötietojen siirrot
Kun henkilötietojasi käsitellään Phorest -ohjelman kautta, kaikkia tietoja säilytetään EU:n alueella. Tietojasi käsitellään Phorest -ohjelman toimesta ja ne tallennetaan Amazon Web Services -pilvipalveluun. Tämän prosessin aikana tietosi salataan sekä siirtojen, että säilytyksen aikana.

Seuraamukset, mikäli et luovuta henkilötietojasi Trend Studiolle
Mikäli haluat ostaa tuotteen, tai palvelun Trend Studio Oy:ltä, tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi (nimi ja puhelinnumero). Trend Studio Oy ei voi sitoutua tuotteen, tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi.

Kuten tässä tietosuojaselosteessa on todettu, käsittelemme henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia ja lakimääräisiä velvollisuuksiamme sekä sopimusten täyttämiseksi. Sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja, mutta tällöin emme voi tarjota sinulle tiettyjä tuotteita, palveluita tai hoitoja.

Henkilötietojesi suojaaminen
Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan henkilötietojesi suojaamiseksi organisaation sisäiseltä, tai ulkoiselta luvattomalta, tai asiattomalta pääsyltä. Yhteytesi Phorest järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TSL suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Phorest -järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen aikana. Paperisia dokumentteja, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukitussa arkistointikaapissa tai kassakaapissa, joihin on pääsy ainoastaan yrityksen valtuutetulla henkilökunnalla. Työntekijöille annetaan ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla yrityksen ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla PIN-koodilla.

Valitukset
Mikäli haluat tehdä valituksen liittyen tapaan, jolla henkilötietojasi on kerätty tai käsitelty Trend Studio Oy:n (tai Trend Studio Oy:n käyttämien kolmansien osapuolien) toimesta, tai et ole tyytyväinen valituksen käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus suoraan valvontaviranomaiselle ja tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutettu
Ratapihantie 9, 00520 Helsinki, Suomi

Trend Studio Oy:n tietosuojavastaava
Lundinkatu 20
06100 Porvoo
050-5599 123
info@trendstudio.fi